NovaWork™
Hulpmiddelenzorg
De cloud oplossing voor dienstverlening op medische hulpmiddelen.
Een nieuwe manier van werken
Voor leveranciers van medische hulpmiddelen die gebukt gaan onder hoge administratieve lasten, opvolgen van ongeplande werkzaamheden, confliterende informatie en krapte op de arbeidsmarkt, de oplossing die niet alleen de problemen oplost maar ook de winstgevendheid van de dienstverlening verbetert.
Maak kennis met NovaWork. De cloud based software oplossing waarin afspraken, uitvoering en facturatie van diensten naadloos in elkaar overgaan. NovaWork neemt de hulpmiddellogistiek, administratie en facturatie volledig uit handen. En 100% nauwkeurig.
Ontdek welke voordelen voor jou van toepassing zijn.
Voordelen Zorgorganisaties
Voordelen Opdrachtgever
Voordelen Opdrachtgever
- Je beschikt over een betrouwbare depotvoorraad, inzetbaarheid, status en locatie van hulpmiddelen
- Je krijgt meer grip op de kosten
- Je krijgt goede stuurinformatie voor jouw lange termijn investeringsplan
- Je valt terug op 100% heldere afspraken met jouw dienstverlener
Voordelen Zorgverlener
Voordelen Zorgverlener
- Je laat moeiteloos hulpmiddelen aanleveren/omruilen/ophalen of repareren
- Je laat moeiteloos ad-hoc diensten uitvoeren
- Je zoekt hulpmiddelen aan de hand van zinvolle kenmerken
- Je meldt eenvoudig een defect of verontreiniging van een hulpmiddel
- Je houdt meer tijd over voor zorg voor de cliënt
- Je hebt online inzicht in het depot van de dienstverlener
Voordelen Management
Voordelen CEO
Voordelen CEO
- Je reasliseert marge verbetering door meer productiviteit en minder kosten
- Je beschikt over betrouwbare actuele managementinformatie
- Je hebt goed inzicht in kosten en opbrengsten van dienstverlening
- Je beschikt over een custom-made data dashboard
- Je maakt strategische keuzes voor outsourcing of overname
Voordelen CFO
Voordelen CFO
- Je hebt scherp inzicht in de marges op diensten
- Je baseert het prijsbeleid op kosten van activiteiten
- Je hebt een volledige onderbouwing van de kostenstructuur
- Je kunt erop vertrouwen dat 100% van de diensten worden gefactureerd
- Je neemt besluiten op basis van betrouwbare data
Voordelen COO
Voordelen COO
- Jouw organisatie werkt taakgericht waarin mensen hun verantwoordelijkheid kunnen nemen
- Je schaalt makkelijker op door standaard processen
- Je valt terug op volledige normalisatie van processtappen en invoer van gegevens
- Je hebt realtime inzicht in productiviteit van medewerkers
- Je hebt een scherpe bewaking van de marge
Voordelen CIO
Voordelen CIO
- Je kunt de ICT van het klantproces volledig uitbesteden aan de expert
- Je hebt 1 systeem waarin jouw organisatie en jouw klanten werken
- Je valt terug op de gevalideerde registraties tijdens het werk
- Je beschikt over betrouwbare data voor diverse toepassingen
Voordelen HRM
Voordelen HRM
- Je valt terug op een gedocumenteerde werkwijze
- Je weet precies wat er van medewerkers wordt verwacht in het primaire proces
- Je weet precies welke rollen en verantwoordelijkheden zijn benoemd
Voordelen Uitvoering
Voordelen Monteur
Voordelen Monteur
- Je werkt volgens digitale protocollen en vinkt deze makkelijk af
- Jouw administratietijd is minimaal en je hebt geen administratie achteraf
- Je kunt eenvoudig een hulpmiddel omruilen of vervangend hulpmiddel laten aanleveren
- Je krijgt meer focus op jouw vakmanschap
- Je krijgt meer ruimte voor aandacht voor de klant
Voordelen Medewerker logistiek
Voordelen Medewerker logistiek
- Jouw depotvoorraad klopt want je werkt volledig digitaal
- Jouw administratie is volledig geautomatiseerd en wordt direct bijgewerkt
- Je laat eenvoudig depot hulpmiddelen keuren, repareren of afvoeren
- Je zet eenvoudig hulpmiddelen klaar voor vervoer
- Jouw pickopdrachten worden goed gespecificeerd
Voordelen Medewerker klantenadministratie
Voordelen Medewerker klantenadministratie
- Je hebt minder mailverkeer met klanten en collega‘s
- Je kunt een vraag van een klant in 1 keer goed verwerken
- Je laat alleen nog diensten uitvoeren waarvoor een afspraak is gemaakt
- Je voelt je zeker in je werk want je kunt terugvallen op veel gestructureerde informatie
- Je hebt meer tijd voor aandacht voor je klant
Voordelen Medewerker administratie financieel
Voordelen Medewerker administratie financieel
- Jouw factureren worden automatisch gevuld met geleverde diensten
- Je controleert alleen nog afwijkingen
- Je krijgt meer tijd om het facturatieproces te optimaliseren in het voordeel van jouw klant en jezelf
Voordelen Chauffeur
Voordelen Chauffeur
- Jij weet nu precies waar je hulpmiddelen moet afleveren of ophalen
- Je gaat flexibel om met jouw planning en past deze onderweg eenvoudig aan
- Je kunt ad-hoc hulpmiddelen meenemen zonder extra administratie achteraf
- Je werkt papierloos en laat jouw klant digitaal aftekenen
Voordelen Account manager
Voordelen Account manager
- Je besteedt minder tijd aan het borgen van afspraken die jij met je klanten maakt
- Je kunt op basis van betrouwbare cijfers verkoopkansen benutten en de samenwerking optimaliseren
- Je werkt transparant samen met jouw klant dat werkt wel zo plezierig
Voordelen Medewerker reiniging
Voordelen Medewerker reiniging
- Je werkt volgens digitale protocollen
- Je voert kleine reparaties zelf uit zonder afstemming met kantoor
- Je weet welke opdrachten met spoed moeten worden behandeld
- Je wordt goed geïnformeerd over verontreinigingen en besmettingen
- Je werkt papierloos en voert jouw administratie met 1 vinger op een touchscreen
De optimale werkwijze rondom medische hulpmiddelen
Hulpmiddel keuren
Keuringsplanner voor het uitvoeren van keuringen.
Niet aangetroffen hulpmiddelen melden aan de zorg.
Keuren op basis van digitale keuringsformulieren.
Eenvoudig schakelen tussen keuren en repareren.
Hulpmiddel repareren
Inzicht in gemelde defecten
Verwerken van reparatietijd en onderdelen.
Tijdens reparatie hulpmiddel laten aanleveren, retournemen of omruilen.
Versturen van reparatieoffertes naar de juiste contactpersonen.
Hulpmiddel reinigen/desinfecteren
Inzicht in gemelde verontreinigingen, besmettingen en defecten.
Reiniging op basis van digitale protocollen en instructies
Kleine reparaties direct uitvoeren.
Eventueel hulpmiddelen direct afvoeren.
Hulpmiddel in depot houden en picken
Pick een hulpmiddel uit depot of verhuurassortiment.
Pick een alternatief hulpmiddel dat makkelijker voorhanden is.
Defecte hulpmiddelen direct voor reparatie aanbieden.
Zoek hulpmiddelen op basis van uitvoeringskenmerken.
Hulpmiddel vervoeren
Transportplanner voor het toewijzen van hulpmiddelen aan een rit
Route kan (tijdens de rit) door de chauffeur worden aangepast.
Annulering of herplanning van vervoer direct verwerken.
Planner heeft inzicht in de voortgang van een rit.
Hulpmiddel registreren
Eenduidige registratie aan de hand van een sjabloon.
Slimme verwerking van uitvoeringskenmerken.
Cliëntgebonden registratie ondersteund door Vecozo.
Verwerken combinaties van hulpmiddelen.
Hulmiddel afvoeren
Afvoeren met onderbouwing van reden.
Direct vervangend hulpmiddel inzetten.
Afvoeren door zorginstelling of door dienstverlener.
Na afvoer wordt hulpmiddel gearchiveerd.
Verhuur van hulpmiddelen
Geen apart verhuurproces.
Verhuurfacturen op basis van aantal dagen in gebruik.
Verhuur start en stop automatisch.
Inzicht in uitgevoerde werkzaamheden op verhuur hulpmiddelen.
Ondersteunende werkzaamheden geoptimaliseerd
Beheren van zorgorganisaties
Verwerken van alle relevante gegevens van een zorginstelling.
Verwerken van gebouwen en gebouwruimtes.
Email notificatie naar contactpersonen bij zorgorganisaties.
Contactpersonen kunnen toegang krijgen tot de applicatie.
Het behandelen van klantverzoeken
Klantverzoeken zetten de uitvoering van werkzaamheden op hulpmiddelen in gang.
Verschillende type verzoeken met hun eigen logistieke afhandeling.
Onderscheid tussen het indienen, voorbereiden en uitvoeren van verzoeken.
Leveringen op verzoeken komen automatisch tot stand.
Het factureren van geleverde prestaties
Facturatie is volledig geautomatiseerd.
Verwerken kostenplaatsen van klanten
Alleen controle van afwijkingen.
Gestructureerde correctie van (geannuleerde) leveringen.
FAQ
Raadpleeg hieronder de vragen die ons worden gesteld. Staat jouw vraag er niet bij? Laat het ons weten.
dummy-niet-verwijderen
- Registratie van het hulpmiddel op basis van een hulpmiddelartikel (sjabloon).
- Registratie van het klant serienummer afhankelijk van behoefte klant.
- Registratie uitvoeringsvorm op basis van hulpmiddelgroep specifieke uitvoeringskenmerken waarvan de waardes worden bepaald op hulpmiddelartikel of hulpmiddel niveau.
- Cliëntgebonden registratie ondersteund door Vecozo mogelijk.
- Registratie van gecombineerde hulpmiddelen mogelijk.
- Registratie ruimte en afdeling van een hulpmiddel op basis van een gebouwstructuur i.p.v. een vrije tekst.
- Gestructureerde verrijking van uitvoeringskenmerken mogelijk.
Moet ik nog steeds orders registreren?
Orders registreren is verleden tijd. Je ziet je werk vanzelf verschijnen, voert gewoon je werk uit uit en NovaWork verzorgt de administratie.
Hoe wordt de status van een hulpmiddel bepaald?
NovaWork bepaalt onder alle omstandigheden de correcte status van elk hulpmiddel. 100% nauwkeurig.
Kunnen we de hulpmiddelen zelf definieren?
Ja, er zijn uitgebreide mogelijkheden om namen te genereren en relevante kenmerken en controlepunten toe te voegen.
Werkt de applicatie ook op mobiel?
Ja, de interface is geoptimaliseerd voor laptop en tablet en waar nodig voor smartphone.
Is het mogelijk om een hulpmiddel te scannen met telefoon of tablet?
NovaWork is voorbereid op het scannen van hulpmiddelen o.b.v. de QR code. Een zorgverlener kan het hulpmiddel scannen en dan voor dat hulpmiddel direct een verzoek indienen.
Kunnen we instructie video's toevoegen voor gebruikers?
Ja, er kunnen video’s worden toegevoegd of links worden aangebracht naar generieke instructie video’s.
Kunnen we data opvragen via API?
Ja, NovaWork is voorbereid op het opvragen van data via API. De API calls worden op specificatie ontwikkeld.
Kunnen we acties uitvoeren via API?
Ja, NovaWork is voorbereid op het uitvoeren van acties via API. De API calls worden op specificatie ontwikkeld.
Is het een SaaS oplossing of kunnen we het ook zelf hosten?
Beide. NovaWork kan zowel als SaaS of On Premise worden afgenomen.
Zijn er dashboards beschikbaar?
Ja, er is een dashboard voor het meten van de datakwaliteit. Er is een dashboard in ontwikkeling voor het meten van de verdiensten van het gebruik van NovaWork.
Kunnen we koppelen met systemen van opdrachtgevers?
Ja, er is voorzien in systeemcommunicatie met applicaties van derden waaronder Business Central en Navision maar ook het koppelen met systemen van klanten zoals Ultimo is geen probleeem.
Transformatie in 3 stappen
Metanova beschikt over een bewezen aanpak voor in gebruikname van NovaWork. De transformatie heeft betrekking op de data en de werkwijze. Ten aanzien van de data wordt aandacht besteed aan betekenis, kwaliteit en integriteit. Ten aanzien van de werkwijze wordt aandacht besteed aan taken en verantwoordelijkheden. Het werken met NovaWork is zo eenvoudig dat dit nauwelijks uitleg behoeft.
Stap 1: Valideren data
We zetten uw operationele data gedurende een bepaalde periode in een database die geoptimaliseerd is voor de hulpmiddeldienstverlening. De betekenis van de data wordt daarmee duidelijk. Als de datakwaliteit en integriteit op orde is kan deze worden toevertrouwd aan NovaWork. Vanaf dat moment kan op elk moment NovaWork worden gebruikt. Bestaande applicaties draaien door totdat NovaWork de verwerking van de data overneemt.
Stap 2: Werkwijze overdragen
De verandering gaat over de manier van werken en niet over de software. Vanuit de beschreven werkwijze worden medewerkers uitgenodigd explicite taken en verantwoordelijkheden op zich te nemen. NovaWork ondersteunt de medewerkers maximaal in het uitvoeren van hun taken en kunnen dragen en delegeren van verantwoordelijkheden.
Stap 3: Werkwijze uitvoeren
Nadat de data op orde is en de taken en verantwoordelijkhden zijn overgdragen kan op elk gewenst moment de nieuwe werkwijze worden uitgevoerd. NovaWork ondersteunt dan de operatie waarna de resultaten van de organisatie aantoonbaar verbeteren. NovaWork maakt vanaf dat moment onderdeel uit van de continue verbeter cyclus van de organisatie.
Meer weten? Plan een vrijblijvend adviesgesprek!
Bent u voorbereid op de toekomst? Wij vertellen u graag wat al mogelijk is.