NovaWork™

Hulpmiddelenzorg

De nieuwe cloud based oplossing voor dienstverlening op medische hulpmiddelen.

Een eenvoudige manier van werken

Leveranciers van medische hulpmiddelen gaan steeds meer specifieke diensten leveren en laten daartoe maatwerk bouwen op hun erp-systemen. Volgens Gartner is het bouwen van maatwerk op standaard software een achterhaald concept.  

Daarom een nieuwe cloudbased oplossing voor hulpmiddeldienstverlening. Deze oplossing lost bestaande problemen op, voorkomt problemen en biedt vooral veel voordeel voor de hele organisatie. 

Ontdek welke voordelen voor jou van toepassing zijn.

Voordelen Zorgorganisaties

Voordelen Opdrachtgever

Voordelen Opdrachtgever

  • Je beschikt over een betrouwbare depotvoorraad, inzetbaarheid, status en locatie van hulpmiddelen
  • Je krijgt meer grip op de kosten
  • Je krijgt goede stuurinformatie voor jouw lange termijn investeringsplan
  • Je valt terug op 100% heldere afspraken met jouw dienstverlener

Voordelen Zorgverlener

Voordelen Zorgverlener

  • Je laat moeiteloos hulpmiddelen aanleveren/omruilen/ophalen of repareren
  • Je laat moeiteloos ad-hoc diensten uitvoeren
  • Je zoekt hulpmiddelen aan de hand van zinvolle kenmerken
  • Je meldt eenvoudig een defect of verontreiniging van een hulpmiddel
  • Je houdt meer tijd over voor zorg voor de cliënt
  • Je hebt online inzicht in het depot van de dienstverlener

Voordelen Management

Voordelen CEO

Voordelen CEO

  • Je reasliseert marge verbetering door meer productiviteit en minder kosten
  • Je beschikt over betrouwbare actuele managementinformatie
  • Je hebt goed inzicht in kosten en opbrengsten van dienstverlening
  • Je beschikt over een custom-made data dashboard
  • Je maakt strategische keuzes voor outsourcing of overname

Voordelen CFO

Voordelen CFO

  • Je hebt scherp inzicht in de marges op diensten
  • Je baseert het prijsbeleid op kosten van activiteiten
  • Je hebt een volledige onderbouwing van de kostenstructuur
  • Je kunt erop vertrouwen dat 100% van de diensten worden gefactureerd
  • Je neemt besluiten op basis van betrouwbare data

Voordelen COO

Voordelen COO

  • Jouw organisatie werkt taakgericht waarin mensen hun verantwoordelijkheid kunnen nemen
  • Je schaalt makkelijker op door standaard processen
  • Je valt terug op volledige normalisatie van processtappen en invoer van gegevens
  • Je hebt realtime inzicht in productiviteit van medewerkers
  • Je hebt een scherpe bewaking van de marge

Voordelen CIO

Voordelen CIO

  • Je kunt de ICT van het klantproces volledig uitbesteden aan de expert
  • Je hebt 1 systeem waarin jouw organisatie en jouw klanten werken
  • Je valt terug op de gevalideerde registraties tijdens het werk
  • Je beschikt over betrouwbare data voor diverse toepassingen

Voordelen HRM

Voordelen HRM

  • Je valt terug op een gedocumenteerde werkwijze
  • Je weet precies wat er van medewerkers wordt verwacht in het primaire proces
  • Je weet precies welke rollen en verantwoordelijkheden zijn benoemd

Voordelen Uitvoering

Voordelen Monteur

Voordelen Monteur

  • Je werkt volgens digitale protocollen en vinkt deze makkelijk af
  • Jouw administratietijd is minimaal en je hebt geen administratie achteraf
  • Je kunt eenvoudig een hulpmiddel omruilen of vervangend hulpmiddel laten aanleveren
  • Je krijgt meer focus op jouw vakmanschap
  • Je krijgt meer ruimte voor aandacht voor de klant

Voordelen Medewerker logistiek

Voordelen Medewerker logistiek

  • Jouw depotvoorraad klopt want je werkt volledig digitaal
  • Jouw administratie is volledig geautomatiseerd en wordt direct bijgewerkt
  • Je laat eenvoudig depot hulpmiddelen keuren, repareren of afvoeren
  • Je zet eenvoudig hulpmiddelen klaar voor vervoer
  • Jouw pickopdrachten worden goed gespecificeerd

Voordelen Medewerker klantenadministratie

Voordelen Medewerker klantenadministratie

  • Je hebt minder mailverkeer met klanten en collega‘s
  • Je kunt een vraag van een klant in 1 keer goed verwerken
  • Je laat alleen nog diensten uitvoeren waarvoor een afspraak is gemaakt
  • Je voelt je zeker in je werk want je kunt terugvallen op veel gestructureerde informatie
  • Je hebt meer tijd voor aandacht voor je klant

Voordelen Medewerker administratie financieel

Voordelen Medewerker administratie financieel

  • Jouw factureren worden automatisch gevuld met geleverde diensten
  • Je controleert alleen nog afwijkingen
  • Je krijgt meer tijd om het facturatieproces te optimaliseren in het voordeel van jouw klant en jezelf

Voordelen Chauffeur

Voordelen Chauffeur

  • Jij weet nu precies waar je hulpmiddelen moet afleveren of ophalen
  • Je gaat flexibel om met jouw planning en past deze onderweg eenvoudig aan
  • Je kunt ad-hoc hulpmiddelen meenemen zonder extra administratie achteraf
  • Je werkt papierloos en laat jouw klant digitaal aftekenen

Voordelen Account manager

Voordelen Account manager

  • Je besteedt minder tijd aan het borgen van afspraken die jij met je klanten maakt
  • Je kunt op basis van betrouwbare cijfers verkoopkansen benutten en de samenwerking optimaliseren
  • Je werkt transparant samen met jouw klant dat werkt wel zo plezierig

Voordelen Medewerker reiniging

Voordelen Medewerker reiniging

  • Je werkt volgens digitale protocollen
  • Je voert kleine reparaties zelf uit zonder afstemming met kantoor
  • Je weet welke opdrachten met spoed moeten worden behandeld
  • Je wordt goed geïnformeerd over verontreinigingen en besmettingen
  • Je werkt papierloos en voert jouw administratie met 1 vinger op een touchscreen

De optimale werkwijze rondom medische hulpmiddelen

Hulpmiddel keuren

Keuringsplanner voor het uitvoeren van keuringen.
Niet aangetroffen hulpmiddelen melden aan de zorg.
Keuren op basis van digitale keuringsformulieren.
Eenvoudig schakelen tussen keuren en repareren.

Hulpmiddel repareren

Inzicht in gemelde defecten
Verwerken van reparatietijd en onderdelen.
Tijdens reparatie hulpmiddel laten aanleveren, retournemen of omruilen.
Versturen van reparatieoffertes naar de juiste contactpersonen.

Hulpmiddel reinigen/desinfecteren

Inzicht in gemelde verontreinigingen, besmettingen en defecten.
Reiniging op basis van digitale protocollen en instructies
Kleine reparaties direct uitvoeren.
Eventueel hulpmiddelen direct afvoeren.

Hulpmiddel in depot houden en picken

Pick een hulpmiddel uit depot of verhuurassortiment.
Pick een alternatief hulpmiddel dat makkelijker voorhanden is.
Defecte hulpmiddelen direct voor reparatie aanbieden.
Zoek hulpmiddelen op basis van uitvoeringskenmerken.

Hulpmiddel vervoeren

Transportplanner voor het toewijzen van hulpmiddelen aan een rit
Route kan (tijdens de rit) door de chauffeur worden aangepast.
Annulering of herplanning van vervoer direct verwerken.
Planner heeft inzicht in de voortgang van een rit.

Hulpmiddel registreren

Eenduidige registratie aan de hand van een sjabloon.
Slimme verwerking van uitvoeringskenmerken.
Cliëntgebonden registratie ondersteund door Vecozo.
Verwerken combinaties van hulpmiddelen.

Hulmiddel afvoeren

Afvoeren met onderbouwing van reden.
Direct vervangend hulpmiddel inzetten.
Afvoeren door zorginstelling of door dienstverlener.
Na afvoer wordt hulpmiddel gearchiveerd.

Verhuur van hulpmiddelen

Geen apart verhuurproces.
Verhuurfacturen op basis van aantal dagen in gebruik.
Verhuur start en stop automatisch.
Inzicht in uitgevoerde werkzaamheden op verhuur hulpmiddelen. 

Ondersteunende werkzaamheden geoptimaliseerd

Beheren van zorgorganisaties

Verwerken van alle relevante gegevens van een zorginstelling.
Verwerken van gebouwen en gebouwruimtes.
Email notificatie naar contactpersonen bij zorgorganisaties.
Contactpersonen kunnen toegang krijgen tot de applicatie.

Het behandelen van klantverzoeken

Klantverzoeken zetten de uitvoering van werkzaamheden op hulpmiddelen in gang.
Verschillende type verzoeken met hun eigen logistieke afhandeling.
Onderscheid tussen het indienen, voorbereiden en uitvoeren van verzoeken.
Leveringen op verzoeken komen automatisch tot stand.

Het factureren van geleverde prestaties

Facturatie is volledig geautomatiseerd.
Verwerken kostenplaatsen van klanten
Alleen controle van afwijkingen.
Gestructureerde correctie van (geannuleerde) leveringen.

FAQ

Raadpleeg hieronder de vragen die ons worden gesteld. Staat jouw vraag er niet bij? Laat het ons weten.

dummy-niet-verwijderen
  • Registratie van het hulpmiddel op basis van een hulpmiddelartikel (sjabloon).
  • Registratie van het klant serienummer afhankelijk van behoefte klant.
  • Registratie uitvoeringsvorm op basis van hulpmiddelgroep specifieke uitvoeringskenmerken waarvan de waardes worden bepaald op hulpmiddelartikel of hulpmiddel niveau.
  • Cliëntgebonden registratie ondersteund door Vecozo mogelijk.
  • Registratie van gecombineerde hulpmiddelen mogelijk.
  • Registratie ruimte en afdeling van een hulpmiddel op basis van een gebouwstructuur i.p.v. een vrije tekst.
  • Gestructureerde verrijking van uitvoeringskenmerken mogelijk.
Moet ik nog steeds orders registreren?

Nee, het is niet meer nodig om orders te registreren. Medewerkers voeren, binnen gemaakte afspraken, doorlopend werkzaamheden uit op geregistreerde hulpmiddelen en deze werkzaamheden worden automatisch gefactureerd. Daarnaast kunnen klanten verzoeken indienen om werkzaamheden te laten uitvoeren. Alle werkzaamheden worden automatisch geregistreerd op een (doorlopend) verzoek. Het begrip order bestaat niet meer.

Hoe wordt de status van een hulpmiddel bepaald?

De status van een hulpmiddel wordt automatisch bepaald. Als een hulpmiddel moet worden aangeleverd dan krijgt het de status picken. Als een hulpmiddel moet worden opgehaald dan krijgt het de status vervoeren. Als een hulpmiddel wordt gekeurd dan krijgt het de status keuren. Etc. Er zijn diverse scenario’s die invloed hebben op de status van het hulpmiddel. We bespreken graag jullie scanario’s. De software zorgt ervoor dat de status van het hulpmiddel altijd correct wordt bepaald. We kennen nu de volgende statussen: registreren, keuren, repareren, reinigen, in depot opslaan, in depot houden, picken, vervoeren, in gebruik en afvoeren. Medewerkers kijken in hun eigen “statusbakjes”, kunnen hun werk doen en hoeven zich niet druk te maken over de status van het hulpmiddel. Dat is geregeld. 

Kunnen we de keuringscyclus koppelen aan het gebruik van het hulpmiddel?

Ja, het aantal liguren van een matras kunnen we opslaan bij het betreffende matras en mede op basis daarvan kan dan de volgende keuringsdatum worden bepaald.

Kunnen we de hulpmiddelen zelf configureren?

Ja, de configuratie vindt plaats op nivo van hulpmiddelgroep, fabrikant-merk-type en individueel hulpmiddel waardoor het onderhoud op de hulpmiddelconfiguraties efficient kan plaatsvinden. 

Werkt de applicatie ook op mobiel?

Ja, de interface is nu geoptimaliseerd voor laptop en tablet en kan ook op mobiel geraadpleegd worden. Bepaalde toepassingen worden speciaal voor mobiel geoptimaliseerd.

Is het mogelijk om een hulpmiddel te scannen met telefoon of tablet?

Binnenkort. De applicatie is wel voorbereid op het scannen van hulpmiddelen. De realisatie ervan staat hoog op de prioriteitenlijst en zal worden opgepakt. 

Kunnen we instructie video's toevoegen voor gebruikers?

Ja, er kunnen video’s worden toegevoegd of links worden aangebracht naar generieke instructie video’s. 

Kunnen we data opvragen via API?

Ja, de applicatie is voorbereid op het opvragen van data via API. De API calls worden ontwikkeld op specificatie van de klant.

Kunnen we acties uitvoeren via API?

Ja, de applicatie is voorbereid op het uitvoeren van acties via API. De API calls worden ontwikkeld op specificatie van de klant

Is het een SaaS oplossing of kunnen we het ook zelf hosten?

De oplossing kan zowel als SaaS worden afgenomen en kan ook door de klant zelf worden gehost.

Welke dashboards hebben jullie al beschikbaar?

Er zijn dashboards beschikbaar voor het meten van de productiviteit, doorlooptijden, onderhoudskosten, onderhandenwerk en nog veel meer. Omdat het proces en de data op orde is zijn de metingen zeer betrouwbaar.

Is er een management-dashboard voor onze opdrachtgever?

Ja, er zijn ook dashboards in ontwikkeling voor de opdrachtgever. De informatiebehoefte stemmen we graag af met jullie opdrachtgevers. 

Kunnen we koppelen met systemen van opdrachtgevers?

Ja, er is voorzien in systeemcommunicatie met applicaties van derden waaronder Business Central en Navision maar ook het koppelen met systemen van klanten zoals Ultimo is geen probleeem.

Overstapservice:
In 3 stappen naar de nieuwe werkwijze

Metanova beschikt over een bewezen aanpak voor de overstap naar een nieuw erp-concept. Een belangrijk onderdeel van de overstap is het geschikt maken van uw data voor verwerking door de nieuwe software. We hebben dit onderdeel verregaand geautomatiseerd.  Daarnaast hebben we een uitgebreid on-boarding proces dat we graag op uw specifieke situatie afstemmen.

Stap 1: Transformeren data

We schonen en verrijken samen met uw medewerkers uw data en zetten de data klaar voor gebruik. Uw bestaande software draait gewoon door.

 Stap 2: Overdragen nieuwe werkwijze

We dragen de nieuwe werkwijze over aan geselecteerde medewerkers die open staan voor verandering en anderen daarin kunnen meenemen. Medewerkers worden getraind aan de hand van trainingsmateriaal, een trainingsomgeving en een gedocumenteerde werkwijze.

Stap 3: Live-gang

We bepalen samen met u het het moment van “live-gaan” en begeleiden uw medewerkers tijdens de eerste gebruiksperiode.

Meer weten? Plan een vrijblijvend adviesgesprek!

Bent u voorbereid op de toekomst? Wij vertellen u graag wat al mogelijk is.